LA CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS FOTOGRÁFICOS Y/O AUDIOVISUALES

En nuestra legislación española no existe ninguna normativa que obligue a los profesionales de la fotografía y de la imagen a guardar los archivos fotográficos y/o audiovisuales durante un período de tiempo determinado. Si bien en cada caso, deberá tomarse en consideración la existencia o no de un contrato privado entre las partes (fotógrafo y cliente), que pudiera obligar al profesional a conservar los mismos durante un tiempo X.

Podría darse el caso de que el profesional hubiera firmado un contrato privado con su cliente y a través de una cláusula éste se comprometa a conservar los archivos fotográficos y/o audiovisuales durante, por ejemplo, tres años. En este caso y, dado que la voluntad de las partes firmantes ha sido la de conservar los archivos, el profesional deberá guardarlos con las debidas medidas de seguridad (por ejemplo, programa anti-virus, contraseñas…), durante ese plazo manifestado. En caso de que los archivos se perdieran o destruyeran, el profesional asumiría una serie de responsabilidades por incumplir con lo establecido en el contrato.

Sin embargo, si no existe este contrato privado, una vez se haya cumplido el encargo que se realizó, (ya sea la entrega de un álbum de boda, de un estudio o de un audiovisual) no existe ninguna obligación legal para conservar los mismos.

Los clientes contratan los servicios de los profesionales de la fotografía y de la imagen para un servicio en concreto. Por ejemplo, para la realización de un álbum fotográfico de la comunión de su hijo, que se compondrá de veinte fotografías en 20×25. Una vez entregado ese álbum con esa cantidad de fotografías y con el tamaño pactado, se podrían eliminar los archivos, pues se habría cumplido con el encargo realizado al fotógrafo y el cliente no podría reclamar al profesional nada por dicha eliminación.

Ahora bien, en el caso de los profesionales de la fotografía y de la imagen siempre hay que tener muy presente el Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual.

Esta ley, en su artículo 26 establece que los derechos de explotación sobre una obra durarán toda la vida del autor y 70 años después de su muerte o declaración de fallecimiento*. Esto supone que los profesionales de la fotografía y de la imagen suelan tener un interés particular (ajeno al cliente) para conservar y mantener los archivos fotográficos y/o audiovisuales realizados a consecuencia del encargo de un cliente.

* ¡OJO! Recordar que para las meras fotografías la duración de los derechos de explotación es de 25 años desde que se realizó la mera fotografía.

Como hemos visto más arriba, la Ley de Propiedad Intelectual, confiere al autor la posibilidad de explotar una obra (fotográfica y/o audiovisual) durante un plazo de tiempo mucho mayor al del cumplimiento de un encargo contractual. Es decir, el profesional puede tardar en cumplir con el encargo del cliente por ejemplo un año desde que se realizan las fotografías y/o audiovisual hasta que se entrega el álbum o vídeo contratado, mientras que los derechos de autor van a durar hasta 70 años después de la muerte del autor.

Precisamente porque esta ley otorga a los derechos de explotación tal duración, el profesional que realiza una obra fotográfica y/o audiovisual, quiere conservar o mantener los archivos, para poder explotar la obra realizada más allá del contrato privado realizado entre profesional y cliente.

Por tanto, más que un interés del cliente en que se conserven los archivos fotográficos y/o audiovisuales encargados, lo que existe es un interés del autor de la obra en mantener esos archivos para poder explotar su obra conforme a lo establecido en la legislación sobre derechos de autor. Para ello, es importantísimo firmar contratos con los clientes, en los que el profesional pueda manifestar cómo, cuándo y dónde va a utilizar las obras que realiza.

Por último, es importante saber cómo se deben conservar los archivos fotográficos y/o audiovisuales en el que aparecen personas identificadas o identificables, que son con las que generalmente se plantea la duda de la conservación. Y aquí es donde debemos acudir a la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre sobre Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).

El artículo 8.6 del Reglamento de desarrollo de esta ley, dispone que “los datos de carácter personal (en este caso hablamos de la imagen de nuestros clientes), serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados”.

Esto implica necesariamente que, una vez se cumple con el encargo fotográfico y/o audiovisual realizado, los datos de carácter personal que se han recogido de los clientes, en este caso, la imagen, deben cancelarse.

Ahora bien, hay que aclarar que la cancelación de datos no supone en todo caso, su eliminación automática sino su bloqueo, tal como se define en el artículo 5.1.b) del Reglamento de desarrollo. Este bloqueo, supondrá una excepción al borrado físico que, es el fin último de la cancelación.

Concretamente el artículo mencionado establece la definición de cancelación de la siguiente manera: “Procedimiento en virtud del cual el responsable (que es el profesional de la fotografía y de la imagen) cesa en el uso de los datos. La cancelación implicará el bloqueo de los datos, consistente en la identificación y reserva de los mismos con el fin de impedir su tratamiento (…) y para la atención de posibles responsabilidades nacidas del tratamiento y sólo durante el plazo de prescripción de dichas responsabilidades. Transcurrido ese plazo deberá procederse a la supresión de los datos”.

Este bloqueo, deberá realizarse de manera que no sea posible el acceso a los datos (imagen) por parte del personal que habitualmente tuviera acceso, limitándose el acceso a una persona con la máxima responsabilidad.

SITUACIÓN CONCRETA:

1. Un cliente encarga al profesional una obra fotográfica y/o audiovisual.

2. El profesional entrega la obra encargada en el plazo establecido por las partes en el contrato.

3. En el contrato no se establece ningún plazo de conservación de los archivos, por lo que el profesional podrá eliminar los archivos porque ya ha cumplido con el encargo realizado por el cliente. En caso de su borrado completo, el cliente no podrá reclamarle nada, pues ya se ha cumplido con el encargo contratado por éste.

4. Sin embargo, al profesional le interesa conservar esos archivos, para poder explotar la obra realizada, vender más copias, presentar la obra a un concurso o incorporar esa obra en su página Web para promocionarse.

5. Este interés, está avalado por la Ley de Propiedad Intelectual que como hemos visto faculta a los autores a explotar las obras que hayan creado hasta 70 años después de su muerte. Gracias a esto, el profesional podrá conservar esos archivos a pesar de que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la que se recogieron, que no fue otra sino la de realizar la obra fotográfica y/o audiovisual encargada por el cliente. Aquí nos encontramos con dos supuestos:

a)      El profesional ha obtenido el consentimiento del cliente para utilizar la obra fotográfica y/o audiovisual más allá del encargo realizado y ha obtenido autorización en cuanto a los derechos de imagen de las personas identificadas o identificables. En este caso, PODRÁ CONSERVAR Y UTILIZAR los archivos para realizar el tratamiento manifestado en el contrato privado firmado entre las partes.

b)      El profesional NO ha obtenido el consentimiento del cliente para utilizar la obra fotográfica y/o audiovisual más allá del encargo realizado ni ha obtenido autorización en cuanto a los derechos de imagen de las personas identificadas o identificables. En este caso, PODRÁ BLOQUEAR los archivos y por tanto conservarlos, pero NO PODRÁ UTILIZARLOS porque no ha obtenido el consentimiento del cliente. (Aunque sí se le podrán vender copias de las obras al propio cliente).

En este último caso, la facultad de bloquear y conservar los archivos viene precisamente dada por la Ley de Propiedad Intelectual, y porque  existe una obra protegida (en la que aparece una imagen), que se puede explotar hasta 70 años después de la muerte del autor. Y podría darse el caso de que la persona fotografiada fallezca antes de que desaparezcan los derechos de autor de la obra fotográfica y/o audiovisual y en ese caso, podrá volver a utilizarse.

Artículo realizado por Laia Esteban Guinea para la revista FEPFI n. 13

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